Voit luoda projektille omia käyttöoikeusryhmiä, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan hallita tehokkaasti usealle henkilölle kerralla. Tämä helpottaa erityisesti suurten projektien käyttöoikeuksien hallintaa.
Käyttöoikeudet voidaan edelleen määrittää myös yksittäisille henkilöille tarpeen mukaan.
Jos ryhmän käyttöoikeuksia muutetaan myöhemmin, päivitykset koskevat automaattisesti kaikkia ryhmän jäseniä.
Käyttöoikeusryhmiä hallitaan projektin Osapuolet-välilehdellä.
Näin luot käyttöoikeusryhmän
- Avaa projekti.
- Siirry välilehdelle Osapuolet.
- Klikkaa Projektin käyttöoikeusryhmät.
- Valitse Luo uusi projektin käyttöoikeusryhmä.
- Anna ryhmälle nimi ja tarvittaessa kuvaus.
- Lisää ryhmään jäsenet.
- Tallenna muutokset.
Jäsenten lisääminen käyttöoikeusryhmään
- Avaa projekti.
- Siirry Osapuolet-välilehdelle.
- Avaa Projektin käyttöoikeusryhmät.
- Valitse ryhmä.
- Klikkaa Lisää jäseniä.
- Valitse halutut henkilöt.
- Tallenna muutokset.
Kun projektista jaetaan tietoja ulkopuolisille, Osapuolet-sivun taulukkoon lisätään automaattisesti uusi rivi. Rivi lisätään taulukon loppuun. Voit määrittää osapuolelle roolin Rooli-sarakkeessa painamalla “+ Lisää rooli” -painiketta.
Tiedostojen ja kansioiden jakaminen käyttöoikeusryhmälle
Voit nyt jakaa tiedostoja ja kansioita suoraan käyttöoikeusryhmälle. Tämä helpottaa dokumenttien hallintaa, kun oikeuksia ei tarvitse antaa jokaiselle henkilölle erikseen.
- Avaa projektin Dokumentit-välilehti.
- Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat jakaa.
- Klikkaa Jaa.
- Valitse haluamasi käyttöoikeusryhmä kohdasta Projektin käyttöoikeusryhmät.
- Määritä ryhmälle haluttu käyttöoikeustaso.
- Tallenna muutokset.
Kun tiedosto tai kansio jaetaan käyttöoikeusryhmälle, oikeus kohdistuu automaattisesti kaikkiin ryhmän jäseniin.
Jaon poistaminen koko ryhmältä
Voit myös poistaa jaetun tiedoston tai kansion koko ryhmältä kerralla.
Tällöin oikeudet poistuvat automaattisesti kaikilta ryhmän jäseniltä.
- Avaa kohde, jonka oikeuksia haluat hallita.
- Valitse Jaa tai avaa ryhmän Jaetut asiat-välilehti.
- Muuta oikeustasoa tai poista ryhmän oikeudet kokonaan.
- Tallenna muutokset.
Käyttöoikeusryhmän muokkaaminen tai poistaminen
Voit muokata ryhmän nimeä, jäseniä ja käyttöoikeuksia milloin tahansa.
- Avaa Projektin käyttöoikeusryhmät.
- Valitse ryhmä.
- Tee tarvittavat muutokset.
- Tallenna.
Ryhmän voi poistaa Poista käyttäjäryhmä -painikkeella.
Pääsyoikeuksien määrittäminen ja poistaminen ryhmälle
Voit myös määrittää pääsyoikeudet projektin eri työkaluihin koko ryhmälle kerralla.
- Avaa Osapuolet.
- Valitse Projektin käyttöoikeusryhmät.
- Klikkaa haluamaasi ryhmää.
- Siirry välilehdelle Pääsy.
- Valitse halutut oikeudet projektin eri työkaluille
- Tallenna muutokset.
Voit myös poistaa pääsyoikeuksia samalta välilehdeltä.
