Kun jaat projektin dokumentteja tai kansioita käyttäjille, määrität samalla, mitä he voivat tehdä jaetulle sisällölle. Käyttöoikeustaso vaikuttaa vain niihin dokumentteihin ja kansioihin, joihin käyttäjä on erikseen kutsuttu.
Oikean käyttöoikeuden valinta varmistaa, että dokumentit pysyvät hallinnassa ja että käyttäjät voivat tehdä vain heille kuuluvat toiminnot, kuten tarkastella, kommentoida tai muokata sisältöä.
Alla on kuvattu, mitä eri käyttöoikeustasot tarkoittavat dokumenttien ja kansioiden osalta.
| Käyttäjätaso | Lukuoikeus (Read only) |
Kommentoija (Commenter) |
Muokkaaja (Editor) |
Täydet oikeudet (Full access) |
|---|---|---|---|---|
| Näe dokumentti (tai kansio) | ||||
| Lisää, muokkaa tai poista (omia) muistiinpanoja | ||||
| Lisää, muokkaa tai poista (omia) kommentteja | ||||
| Lisää tai poista (oma) dokumentti | ||||
| Lisää, muokkaa tai poista tietokenttiä | ||||
| Lisää, muokkaa tai poista versioita | ||||
| (Edelleen)jaa dokumentti (tai kansio) eteenpäin (max. samoilla oikeuksilla kuin itsellä) | ||||
| Siirrä dokumentti (tai kansio) toiseen kansioon (nykyisen pääsyoikeuden rajoissa) | ||||
| Muuta muiden käyttäjäoikeuksia tai Siirrä omistajuus | ||||
| Poista kenen tahansa muistiinpanoja tai kommentteja | ||||
| Poista (mikä tahansa) dokumentti (tai kansio) |
Käyttöoikeustasojen kuvaus
Lukuoikeus (Read only)
Lukuoikeus sallii jaetun dokumentin tai kansion tarkastelun, mutta ei minkäänlaista muokkaamista.
Käyttäjä voi:
-
Nähdä jaetut dokumentit ja kansiot
Käyttäjä ei voi:
-
Lisätä tai muokata dokumentteja
-
Lisätä kommentteja tai muistiinpanoja
-
Hallita versioita tai metatietoja
Sopii tilanteisiin, joissa dokumentit halutaan vain luettavaksi, esimerkiksi tiedoksi tai arkistointia varten.
Kommentoija (Commenter)
Kommentoija voi osallistua dokumenttien käsittelyyn kommentoimalla, mutta ei muokkaamalla itse sisältöä.
Käyttäjä voi:
-
Nähdä jaetut dokumentit ja kansiot
-
Lisätä, muokata ja poistaa omia kommentteja ja muistiinpanoja
Käyttäjä ei voi:
-
Lisätä uusia dokumentteja
-
Muokata dokumenttien sisältöä, versioita tai tietoja
-
Jakaa dokumentteja eteenpäin
Sopii tilanteisiin, joissa dokumentteja tarkastellaan ja kommentoidaan, mutta varsinaiset muutokset tehdään keskitetysti.
Muokkaaja (Editor)
Muokkaaja voi ylläpitää ja kehittää jaettua dokumenttisisältöä.
Käyttäjä voi:
-
Lisätä, muokata ja poistaa omia dokumentteja
-
Muokata dokumenttien tietoja ja hallita versioita
-
Siirtää dokumentteja ja kansioita jaetun rakenteen sisällä
-
Jakaa dokumentteja ja kansioita eteenpäin enintään omilla oikeuksillaan
Käyttäjä ei voi:
-
Muuttaa muiden käyttäjien käyttöoikeuksia
-
Poistaa muiden käyttäjien dokumentteja tai kommentteja
-
Siirtää dokumenttien omistajuutta
Sopii tilanteisiin, joissa käyttäjä vastaa dokumenttien päivittämisestä mutta ei koko projektin hallinnasta.
Täydet oikeudet (Full access)
Täydet oikeudet antavat käyttäjälle täyden hallinnan jaetun dokumentti- ja kansiosisällön osalta.
Käyttäjä voi:
-
Tehdä kaikki muokkaajan toiminnot
-
Hallita käyttäjien käyttöoikeuksia
-
Poistaa mitä tahansa dokumentteja ja kansioita
-
Poistaa muiden käyttäjien kommentteja ja muistiinpanoja
-
Siirtää omistajuuden
Sopii tilanteisiin, joissa käyttäjä toimii dokumenttien päävastuullisena tai omistajana.
Sekalainen käyttöoikeus (Mixed)
Sekalainen käyttöoikeus tarkoittaa, että käyttäjällä on eri käyttöoikeudet eri dokumenteissa tai kansioissa. Tällöin käyttäjän oikeudet määräytyvät aina sen dokumentin tai kansion mukaan, jota hän parhaillaan käyttää.